同濟大學歷史悠久、聲譽卓著，是中國最早的國立大學之一，是教育部直屬并與上海市共建的全國重點大學。經(jīng)過114年的發(fā)展，同濟大學已經(jīng)成為一所特色鮮明、在海內(nèi)外有較大影響力的綜合性、研究型、國際化大學，綜合實力位居國內(nèi)高校前列。
我司為同濟大學開發(fā)的采購管理系統(tǒng)，包括基建項目管理、申購管理、采購管理、合同管理、驗收管理、供應商管理、電商采購平臺、移動端、系統(tǒng)管理等模塊。同濟大學采購與招標管理辦公室網(wǎng)站：https://czb.#edu.cn/。
一、 基建項目管理
對基建項目建立信息庫，創(chuàng)建預立項階段計劃，包括前期準備、勘察設(shè)計階段，建立各階段的任務清單，提交后進行預立項審批。預立項審批通過后，創(chuàng)建正式立項階段計劃，包括施工監(jiān)理、竣工驗收階段，建立各階段的任務清單，提交后進行正式立項審批。采購申請時可提取基建項目的任務，系統(tǒng)可追蹤基建項目的任務執(zhí)行情況。
二、 申購管理
根據(jù)學校采購管理制度，分為4大類申購：設(shè)備申購、工程申購、材料/圖書申購、服務申購。每類申購都有個須知告知注意事項，看完后填寫申購單。每個填寫框都有相應的填寫說明。
填寫完要采購的物資信息后提交審批，進入審批流程。系統(tǒng)支持內(nèi)部消息、短信、微信通知，收到通知后，審批人可在系統(tǒng)里點擊消息直接審批，也可以點擊微信消息直接審批。申請人可查詢到本人的申購單及其進展情況，部門領(lǐng)導可查詢到本部門的申購單及其進展情況，經(jīng)費卡負責人可查詢到本人負責的經(jīng)費項目的申購單及其進展情況，主管部門、校領(lǐng)導可查詢到全校申購單及其進展情況。
申購單審批完成后，如果經(jīng)費卡號、金額等關(guān)鍵信息要變更，可填寫變更單，提交后由經(jīng)費卡負責人等審批后，系統(tǒng)自動變更信息。
三、 采購管理
申購單審批通過后，根據(jù)指定的采購方式組織采購。需要招標的項目，由承辦人指定招標代理公司后，由代理公司組織招標，包括發(fā)布采購公告、確定投標人、答疑澄清、組件評標委員會、開標評標、確定采購結(jié)果、發(fā)放結(jié)果公告7個步驟。
進口的項目由承辦人指定進口代理公司，由進口代理公司組織進口，并填寫或上傳各個階段的重要資料，包括確定代理公司、簽訂合同、海關(guān)免稅申請函校辦已批復、海關(guān)免稅申請函已提交海關(guān)、海關(guān)免稅表已完成、已到貨、已驗收7個階段。
四、 合同管理
需簽訂合同的項目，申請人上傳合同初稿，提交后由相關(guān)部門審批。合同分為貨物與服務合同、工程合同2大類，2類合同的審批流程不同。審批通過后可打印出合同用印審批表，把審批通過的合同文本生成帶有合同編號、二維碼的Pdf文件，可打印后進行合同蓋章，掃描二維碼可查看合同基本信息。
合同有變更時，可申請合同變更，提交后可復制原合同信息，在原合同基礎(chǔ)上修改后重新提交審批。合同因各種原值要終止時可申請合同終止，填寫原因，提交審批后終止。
五、 驗收管理
采購完成后需填寫驗收單，才可去財務報銷。工程、材料/圖書、服務在本系統(tǒng)驗收，設(shè)備需到學校設(shè)備管理系統(tǒng)驗收，本系統(tǒng)可把采購數(shù)據(jù)推送給設(shè)備管理系統(tǒng)。填寫驗收單時可提取申購單數(shù)據(jù)，只需補充完善到貨日期、發(fā)票號、存放地點等信息即可，提交后由相關(guān)人員審批，審批通過后可打印出驗收單，憑驗收單去財務報銷。
六、 電商采購平臺
電商采購平臺主要用于師生自行采購零星采購限額以下的物資，對接了資產(chǎn)系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、電商平臺，實現(xiàn)零星采購、集中支付，師生只需挑選商品下單，填寫經(jīng)費卡號付錢，到貨后確認收貨，購買前無需墊錢，購買后無需報銷，方便了廣大師生，也減輕財務部門的工作量。
師生可免登錄進入電商平臺，挑選商品下單后根據(jù)商品種類生成對應的申購單，包括辦公用品、材料、設(shè)備等，填寫經(jīng)費卡號后提交審批，提交時系統(tǒng)調(diào)用財務接口自動凍結(jié)經(jīng)費，經(jīng)費不足不允許提交。審批通過后通過電商平臺發(fā)貨，到貨后申請人確認收貨，設(shè)備還需推送資產(chǎn)系統(tǒng)進行驗收。每月定期對驗收完成的訂單跟電商平臺進行對賬結(jié)算，確認無誤后財務付款。
七、 移動端
可集成學校移動門戶、學校微信公眾號，可通過手機隨時隨地申請、查詢、審批等各類采購業(yè)務，方便廣大師生，提高工作效率。
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