西安電子科技大學是以信息與電子學科為主，工、理、管、文多學科協(xié)調(diào)發(fā)展的全國重點大學，直屬教育部，是國家“優(yōu)勢學科創(chuàng)新平臺”項目和“211工程”項目重點建設(shè)高校之一、國家雙創(chuàng)示范基地之一、首批35所示范性軟件學院、首批9所示范性微電子學院、首批9所獲批設(shè)立集成電路人才培養(yǎng)基地和首批一流網(wǎng)絡(luò)安全學院建設(shè)示范項目的高校之一。2017年學校信息與通信工程、計算機科學與技術(shù)入選國家“雙一流”建設(shè)學科。
隨著近年來外事交往不斷深入，師生與國（境）外交流日益頻繁，互訪人數(shù)逐年遞增，交流項目不斷增長，致使學校外事、港澳臺管理和服務(wù)業(yè)務(wù)量逐年增多，外事管理系統(tǒng)建設(shè)已成當務(wù)之急。
學校面臨下列問題亟待解決：
l 數(shù)據(jù)信息量大，紙質(zhì)不易保存和查找統(tǒng)計；
l 各業(yè)務(wù)口之間相互獨立，協(xié)同工作難，重復性工作多；
l 數(shù)據(jù)采集缺乏統(tǒng)一標準，不同部門之間數(shù)據(jù)甚至出現(xiàn)多個版本；
l 工作人員數(shù)量有限，傳統(tǒng)的辦公手段通常是采用紙張表單，手工傳遞的方式，遞交相關(guān)人員審核、簽字、蓋章，最終進行歸檔，難以滿足現(xiàn)代化管理的需求，嚴重影響管理和服務(wù)效率，阻礙改革發(fā)展進程。
在西安電子科技大學的外事綜合管理服務(wù)平臺項目中，我司根據(jù)學校需求，針對師生辦事難，管理效率低等現(xiàn)實問題，按照“材料最少、流程最簡、效率最高”的原則，量身定制了包括因公出國（境）管理子系統(tǒng)、境外來訪團組管理子系統(tǒng)、學生國際交流項目管理子系統(tǒng)、外國人來華工作管理子系統(tǒng)、合作伙伴及協(xié)議管理子系統(tǒng)、禮品管理子系統(tǒng)、外事文件管理子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析及系統(tǒng)管理子系統(tǒng)、統(tǒng)一身份認證子系統(tǒng)等系統(tǒng)功能模塊，采用學校統(tǒng)一身份認證登錄系統(tǒng)，實現(xiàn)統(tǒng)一身份認證數(shù)據(jù)對接，實現(xiàn)身份數(shù)據(jù)的統(tǒng)一存儲，統(tǒng)一管理，實現(xiàn)全校各應用的單點登錄，打破信息孤島，完成外事數(shù)據(jù)資源的歸集、共享、管理和交換，同時打通“PC端、移動端”，方便師生“網(wǎng)上辦”“掌上辦”，相關(guān)功能比較契合校方的需求，也得到了校方的一致好評。
一、因公臨時出國（境）
針對復雜的出國（境）手續(xù)辦理環(huán)境，出訪管理政策的不斷調(diào)整，線下需要填寫繁雜且重復的表單等諸多問題在因公臨時出國（境）模塊中得到了很好的解決。師生可在線填寫因公臨時出國（境）申請，對于不同的情況的申請，如：需辦理簽證，參加線上國際會議，雙跨團組等情況，可區(qū)別進行申請，填寫過程中系統(tǒng)針對不同的辦理情況提供豐富的提示，智能化填寫表單，無需填寫額外的信息，系統(tǒng)可從日程安排中提取出訪國家（地區(qū)）、城市信息、經(jīng)費標準信息，一些個人基礎(chǔ)，出訪記錄，備案表等信息可從學校數(shù)據(jù)平臺或歷史填寫記錄中獲取無需重復填寫，支持代辦人代理填寫。系統(tǒng)提交后會實時顯示辦理進度信息，審核消息會及時通過企業(yè)微信消息形式通知管理員，管理員通過移動端或電腦端消息鏈接直接進行審批，系統(tǒng)可實時對申請人進行進度反饋提醒，如審核通過提醒，行前教育預約提醒，總結(jié)提交提醒等；通過系統(tǒng)可生成校內(nèi)申請表、備案表、護照登記表、簽證辦理材料等多種申請材料。
因公臨時出國（境）主要包括：出國（境）年度計劃申報、出國（境）申請、線上審批、出國（境）公示、行前教育管理、延期出訪管理、住宿費超標備案管理、出訪總結(jié)、查詢統(tǒng)計等各項因公臨時出國（境）管理功能。
二、學生國際交流項目管理
學生國際交流項目主要分為國家公派項目、校際交流項目（線上項目，線下項目），由國合部管理員，研究生院管理員或各單位管理員通過系統(tǒng)發(fā)布項目，發(fā)布項目時可對可報名學生類型、可報名學院等條件進行限制；學生可在線填寫報名信息，系統(tǒng)提供智能填寫表單，可直接通過學校數(shù)據(jù)平臺和歷史申請信息獲取基礎(chǔ)信息，可根據(jù)不同申請類型提供豐富的填報提醒，減少報名填寫的工作量。預審通過后學生可根據(jù)需要選擇需要參加的項目進行派出審核，系統(tǒng)針對不同項目會對學生進行實時提醒，如：線下項目提醒學生行前集訓，補錄附件，境外簽到，返?？偨Y(jié)等。管理員對學生錄取、派出、境外打卡（線下項目），總結(jié)提交進行管理；支持對學生交流項目進行自定義查詢與統(tǒng)計。
三、來訪管理
來訪管理主要分為國際來訪管理，港澳臺來訪管理，主要由申請人提交來訪申請，登記來訪團組信息（支持按照Excel模板導入），接待安排信息等信息，并上傳附件；可邀請校領(lǐng)導參與接待；線上審核通過后，系統(tǒng)將自動按照接待時間提前7天提醒申請人；申請人可通過系統(tǒng)上傳總結(jié)材料。管理員可對來訪接待進行數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計。
四、外籍教師來華工作管理
外籍來華工作管理主要分為外國人來華手續(xù)辦理（長期外國高端人才A類，長期外國專業(yè)人才B類（境外，境內(nèi)，轉(zhuǎn)聘），外國人來華簽證邀請函），外籍教師庫管理兩大管理模塊。學院外事干事可按照對應專家手續(xù)辦理類型進行提交專家信息，包括個人信息、工作經(jīng)歷、教育經(jīng)歷等，支持工作許可通知，工作許可證，居留許可證證件上傳；入校手續(xù)辦理完成后系統(tǒng)將自動將填報信息錄入至學校機構(gòu)庫中，系統(tǒng)可根據(jù)專家聘用合同，工作許可，居留許可證件進行到期提醒；管理員可實時維護專家的基本信息、聘用信息和證件信息，同時支持學院提交的專家證件延期，注銷，補辦等申請。
五、合作協(xié)議管理
單位外事干事可填寫協(xié)議申請，上傳協(xié)議所需材料，相關(guān)部門在線審核；協(xié)議簽訂后，單位外事干事可將簽署掃描文件上傳至系統(tǒng)，并確認協(xié)議簽署完成；
對于即將在3個月內(nèi)到期的合作協(xié)議，系統(tǒng)將自動提醒管理員進行續(xù)簽等業(yè)務(wù)的辦理；支持協(xié)議多條件查詢和統(tǒng)計。
六、合作伙伴管理
管理員可維護合作伙伴信息，支持合作協(xié)議，來訪管理，因公臨時出國（境），學生國際交流項目關(guān)聯(lián)；相關(guān)模塊申請完成后自動進入合作伙伴統(tǒng)計中；
七、外事紀念品管理
外事紀念品管理主要分為禮品庫管理，禮品申請，受贈禮品管理主要模塊。管理員可添加禮品信息，供應商信息，單價，數(shù)量等信息，同時可進行入庫操作，并生成入庫記錄；申請人可線上根據(jù)禮品列表進行提交申請，系統(tǒng)可自動驗證可申請數(shù)量，提交申請成功之后，可申請數(shù)量將自動凍結(jié)該部分，支持管理員對申請禮品的品名和數(shù)量的調(diào)整；審核通過后管理員可記錄發(fā)放人，領(lǐng)用人等信息。
管理員可線上記錄受贈禮品信息，支持受贈禮品移交功能。
八、教師公派出國
教師公派出國主要分為出國研修項目申請，公派出國訪學申請兩個模塊，申請人通過線上提交申請，涉及到個人信息，系統(tǒng)會從學校數(shù)據(jù)平臺和歷史填寫數(shù)據(jù)中獲取出來，減少申請人不必要的填寫；支持全線上審批，申請人和管理員可實時查看辦理進度；如遇特殊情況，支持線上提交延期回國申請，取消出國申請，并提交特殊情況說明；可按照不同條件統(tǒng)計和查詢公派出國情況。
九、外事駕駛艙
外事駕駛艙主要數(shù)據(jù)來源為外事綜合管理服務(wù)平臺，支持與學校數(shù)據(jù)平臺互通，打破信息孤島，與研究生院、本科生院、發(fā)規(guī)處、科研院、就業(yè)辦等部門數(shù)據(jù)互通，采用豐富的圖表，按照不同的統(tǒng)計維度，不同的展示模式，多樣化得展示各個業(yè)務(wù)模塊數(shù)據(jù)信息。支持數(shù)據(jù)的互聯(lián)，點擊數(shù)字可查看對應的列表；支持按照權(quán)重展示不同種類畫像，如按照各單位中外聯(lián)合發(fā)表論文數(shù)，國際期刊，留學生比例，院系出訪團組數(shù)，全外語教學專業(yè)數(shù)等分配權(quán)重進行計算；支持通過系統(tǒng)補錄數(shù)據(jù)；
我司開發(fā)的外事綜合管理服務(wù)平臺具有以下幾大特色：
1、貼合高校管理
本系統(tǒng)根據(jù)高校外事工作管理的特色、難點做了詳實的設(shè)計分析，將公司在多家成功使用高校的工作流程，管理經(jīng)驗融入到項目中。系統(tǒng)不僅滿足了省、市外辦對高校的管理要求，實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、申報，報表打印等要求，并為高校外事管理中遇到的問題提供切實可行的方案，提供豐富的統(tǒng)計圖表，輔助管理決策人員優(yōu)化管理模式，提高工作效率。
2、性能穩(wěn)定
因為外事綜合服務(wù)平臺的使用者，涉及到出國在外的人員，需要外事系統(tǒng)提供全球化的服務(wù)，需要系統(tǒng)能夠支持7*24小時的無間斷的正常服務(wù)。我公司的外事綜合管理服務(wù)平臺使用分布式架構(gòu)，布設(shè)多個服務(wù)節(jié)點，保障了服務(wù)的穩(wěn)定性，且能達到無間斷的系統(tǒng)升級，為用戶使用帶來極大的便利。
3、流程配置靈活
系統(tǒng)自帶高效、可靈活配置的流程引擎，可由系統(tǒng)管理員根據(jù)單位情況配置各個業(yè)務(wù)的審批流程。
4、打印配置簡便
管理員在現(xiàn)有的打印模板基礎(chǔ)上修改即可制作出打印的模板，管理員僅需掌握WORD、EXCEL工具，無需安裝額外工具即可完成打印模板的制作。
現(xiàn)在已經(jīng)合作的單位還有西南交通大學、南京師范大學、南京林業(yè)大學、中國政法大學、中國美術(shù)學院、河海大學、西北農(nóng)林科技大學、蘭州大學、哈爾濱工程大學、溫州醫(yī)科大學、中國藥科大學、福州大學、華僑大學、集美大學、福建農(nóng)林大學、溫州大學、浙江師范大學、上海第二工業(yè)大學、上海政法學院、上海電力大學、上海理工大學、上海應用技術(shù)大學、魯東大學、煙臺大學、山東第一醫(yī)科大學、北京中醫(yī)藥大學、揚州大學、武漢大學、石河子大學、西南石油大學、江蘇農(nóng)牧科技職業(yè)學院、金華職業(yè)技術(shù)學院、上海市體育局等高校和單位。
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